ESTRATEGIA DE GROUPWARE

Según Colleman (1995) se recomienda que cuando se va a iniciar un proyecto de GDSS, primero se reúnan los encarados de resolver los problemas en una sesión de orientación. Luego, la gerencia deberá tener en cuenta las influencias internas al dar los cuatro pasos a continuación.

La sesión de orientación de groupware

El propósito de la sesión de orientación es que los resuelve los problemas conozcan el groupware. Esta metodología se define juego de transformación de Negocios, pues está diseñado para ser utilizado por compañías que planean realizar reingeniería de procesos comerciales efectuando cambios básicos en la forma como trabajan.

El Juego de Transformación de Negocios es como un juego de detectives en el que se asignan papeles a los jugadores. Cada jugador tiene cierta información que los otros jugadores desconocen, y cierta información que todos conocen. El objeto del juego es rescatar un proceso de negocios “agonizante”. Se usan herramientas de groupware para identificar el problema e implementar una solución. El groupware que Coleman usa incluye GroupSystems para Windows de Ventana Systems, Lotus Notes y Workflow Analyzer and Builder de Action Technologies.

La Sesión de orientación incluye de cuatro a treinta responsables de resolver problemas, quienes se reúnen en un recinto de decisiones equipados con laptos conectadas a una red. Una pizarra Xerox LiveBoard y un panel LCD (pantalla de cristal líquido) permite exhibir el material generado por computadora. La sesión dura dos días, la primera mañana se dedica a una conferencia de Coleman sobre groupware. Esa tarde, los encargados de resolver los problemas se reúnen en sesiones de lluvias de ideas para identificar los problemas. El segundo día se dedica a usar el groupware. Después de completar el programa de orientación, quienes resuelven los problemas están listos para atacar conflictos reales de sus compañías.

Sugerencias para la implementación de Coleman:

a) Designar un proponente de groupware: El proponente deberá ser un gerente del más alto nivel quién será la fuerza impulsora para dar los pasos subsecuentes.

b) Escoger un proyecto piloto: En lugar de intentar una implementación que abarque toda la compañía, se debe escoger un proyecto con amplia visibilidad e impacto financiero importante.

c) Definir el problema: ¿Quiénes deben resolver el problema? ¿Dónde están? ¿Cuántos hay? ¿Se comunicarán cara a cara? Las respuestas a estas preguntas determinan las funciones que el groupware debe realizar.

d) Seleccionar el groupware: Se evalúan los productos de groupware que al parecer son los mejores para satisfacer las necesidades, y se escogen los mejores.