domingo, 15 de junio de 2008

LA TOMA DE DECISIONES

Las decisiones se toman para resolver problemas. Al resolver un problema, la persona encargada de hacerlo puede tomar muchas decisiones. Las decisiones son cursos de acción que se toman para evitar o reducir los efectos negativos, o para aprovechar las oportunidades.


Tipos de Decisiones según Herbert A. Simon

Según el autor (Simon 1977): Las decisiones existen en un continuo, con las decisiones programadas en un extremo y las no programadas en el otro.


Las Decisiones Programadas:

Son repetitivas y rutinarias, en la medida en que se ha establecido un procedimiento definido para manejarlas, y no tener que tratarlas de nuevo cada vez que ocurren.


Las Decisiones No Programadas:

Son novedosas, no estructuradas e inusitadamente importantes. No existe un método de recetario para manejar el problema porque no ha surgido antes, o porque su naturaleza y estructura precisas son elusivas o complejas, o porque es tan importante que requiere un tratamiento a la medida.


Las fases de resolución de problemas

Según Simon:

1) Actividad de inteligencia (obtención de información estratégica). Buscar en el entorno condiciones que exigen una solución.

2) Actividad de diseño: Inventar, desarrollar y analizar posibles cursos de acción.

3) Actividad de selección: Selección de un curso de acción específico de entre los que están disponibles.

4) Actividad de revisión: Evaluar las decisiones hechas en el pasado.


El concepto de DSS:

El concepto de DSS se origino a finales de los sesenta con el procesamiento de tiempo compartido en las computadoras.


G. Anthony Gorry y Michael S. Scout Morton (1971), fueron los que acuñaron el término de DSS. Estos percibieron la necesidad de contar con un marco para orientar las aplicaciones de cómputo hacia la toma de decisiones gerenciales => idearon la matríz de Gorry y Scout Morton. Se basa en dos conceptos fundamentales:

a) El concepto de decisiones programadas de Simon.

b) El concepto de niveles gerenciales del teórico en administración de Robert N. Anthony (recordar la primera unidad de este curso en la que estudiamos los términos de planificación estratégica, control gerencial y control operativo).


Las fases de las tomas de decisiones de Simon:

a) Problema plenamente estructurado: es aquel donde las tres primeras fases de Simon –inteligencia (obtención de información estratégica), diseño y selección- están estructuradas. Es decir, es posible especificar algoritmos, o reglas de decisión, que permiten identificar o entender el problema, identificar y evaluar soluciones alternativas, y seleccionar una solución.

b) Problema no estructurado: Es aquel donde ninguna de las fases están estructuradas.

c) Problema Semiestructurado: es aquel donde una o dos fases están estructuradas.












Tipos de DSS de Alter:

En 1976 Steven L. Alter en riqueció el marco de referencia de Gorry y Scout Morton realizando un estudio de 56 sistemas de apoyos de decisiones. Desarrollando un encasillamiento de seis tipos de DSS basándose en el grado de apoyo para la resolución de problemas.











a) Recuperar elementos de información: El gerente podría consultar una base de datos para obtener una cifra de ventas de una de las regiones de mercadotecnia (por ejemplo). Este es el que menos ofrece apoyo al gerente.

b) Analizar archivos enteros: Esta aporta un poco más de ayuda. El gerente podría consultar la base de datos para obtener un informe especial que utiliza datos del archivo de Inventarios. Otro ejemplo es un informe mensual de nómina que se prepara a partir de un archivo de nómina.

c) Preparar informes de múltiples archivos: Aún más apoyo proporcionan estos. Un ejemplo de tales informes son un estado de ingresos y un análisis de ventas de productos por cliente.

Estos tres primeros tipos de DSS proporcionan apoyo en forma de informes tanto especiales, que responden a consultas de la base de datos, como periódicos. Los últimos tipos de DSS implican el uso de modelos matemáticos.

d) Estimar consecuencia de las acciones: es un modelo de DSS que permite al gerente ver los posibles efectos de diversas decisiones. Pro ejemplo, tal vez un gerente introduzca un precio en un modelo de precios para ver su efecto sobre las utilidades netas. Estos modelos también permiten al usuario asignar probabilidades subjetivas. Un ejemplo es un modelo de análisis de riesgos que usa distribuciones de probabilidad estimadas para cada uno de los factores claves.

e) Proponer decisiones: Se obtiene mayor apoyo para las decisiones. Por ejemplo, un gerente de manufactura introduce datos que describen una planta y su equipo, y luego un modelo de programación lineal determina cuál es la disposición mas eficiente.

f) Tomar desiciones: Según (Alter 1976) este es el que proporciona mayor apoyo a la toma de desiciones. El autor usó el ejemplo de un modelo de computadoras que determina primas de seguros: Un “capturista” introduce datos introduce datos tales como “hombre de menos de 25 años, Trans Am, Houston, deducible de 100 dólares”, y además la computadora calcula la prima. Los gerentes de la compañía tienen tanta confianza en el modelo que deja que tome esas desiciones.



Más información acerca de la toma de decisiones
, puede visitar el siguiente sitio, que contiene una explicación completa acerca de este concepto:

http://www.monografias.com/trabajos54/toma-de-decisiones/toma-de-decisiones2.shtml?monosearch


Más información sobre DSS, puede acceder al portal Wikipedia:

http://es.wikipedia.org/wiki/DSS

OBJETIVOS DE DSS

Aquí destaca otro pionero del DSS Meter G. W. Keen(1978) (asociado con Scout Morton). Ellos pensaban estos objetivos de DSS:

a) Ayudar a los gerentes a tomar decisiones para tratar de resolver problemas semiestructurados.

b) Apoyar el juicio del gerente en lugar de tratar de reemplazarlo.

c) Mejorar la eficacia del gerente en la toma de decisiones, más que su eficiencia.

Estos tres objetivos tienen una correlación con los siguientes tres principios:

1) Estructura del problema: Es difícil encontrar problemas que sean totalmente estructurados o totalmente carentes de estructura; casi todos son semiestructurados. Esto abarca el Área gris de Simon. Esto implica que el DSS está dirigido al área en la que se encuentra la mayor parte del problema.












2) Apoyo a decisiones: El DSS no pretende suplantar al gerente. La computadora puede aplicarse a la porción estructurada del problema, pero el gerente es responsable de la parte no estructurada: aplicar su juicio o intuición y realizar el análisis. El gerente y la computadora trabajan juntos para resolver problemas que pertenecen a la amplia área semiestructurada.

3) Eficacia de las decisiones:

El objetivo del DSS no es hacer el proceso de toma de decisiones lo más eficiente que sea posible. El tiempo del gerente es valioso y no debe desperdiciarse, pero el principal beneficio de usar un DSS es tomar mejores decisiones. El gerente usa su juicio para determinar si una decisión contribuye a resolver un problema.

DSS y MIS

Ambos conceptos implican el uso de las computadoras para proporcionar información a quienes debían resolver los problemas y tomar las decisiones.

Dado que el MIS fue el primer esfuerzo de los especialistas en computación por desarrollar una aplicación más allá de procesamiento de datos, se le asoció a muchos fracasos. Pactando llegaron los DSS, el término MIS había ganado una cierta reputación negativa. Aunque si se le pueden atribuir fallas al MIS, puede atribuirse ello a una mala implementación de su concepto.

Los DSS se consideraron, desde el principio, como una oportunidad de hacer mejor las cosas. Y han hecho mejor las cosas. Durante las últimas tres décadas, el DSS ha sido la aplicación de las computadoras en los negocios que más éxito ha tenido. Sin duda que si ha habido decepciones, pero han sido mucho más abundantes los éxitos. Razones principales: se aprendió de los MIS, y las implementaciones de los conceptos de Simon, Gorry, Morton, Alter y Keen.

UN MODELO DSS

Se pueden considerar las estructuras de los modelos AIS y MIS de los expositores anteriores.












Tres subsistemas que usan la base de datos:


  • El software para la redacción de informes: produce informes periódicos (se preparan según un calendario, y generalmente se producen con un software codificado) tanto como especiales (en respuesta a necesidades de información, consultas a bases de datos, por ejemplo un DBMS).
  • Los modelos matemáticos: producen información como resultado de simulaciones en las que intervienen uno o mas componentes del sistema físico de la compañía, o bien facetas de su operación.
  • Groupware: permite a varios encargados de resolver los problemas, trabajando juntos, encontrar soluciones. En esta situación específica se usa el término de apoyo a decisiones de grupos (GDSS).

En los últimos tiempos, casi todos los trabajos de DSS se han encaminado a refinar el concepto de sistema de apoyo a decisiones de grupos.

SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES DE GRUPOS

Los comités de, equipos de proyecto y equipos operativos que existen en muchas compañías son buenos ejemplos de las estrategias de resolución de problemas en grupos. El gerente no trabaja solo.

El concepto de GDSS

Group descision support system (GDSS), en sistema de apoyo a decisiones en grupos es un “sistema basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) común, y sirve como interfaz con un entorno compartido”. Se han acuñado otros términos para describir la aplicación de la tecnología de información a situaciones de grupos. Estos términos incluyen

- Sistemas de apoyo de grupos (GSS group support system)

-Trabajo cooperativo apoyado por computadora (CSCW computer-supported cooperative work).

- Apoyo computarizado para trabajo colaborativo.

- Sistemas de reuniones electrónico (EMS electronic meetin system).

Para todos estos el software que ese usa recibe el nombre de groupware.


Como contribuye el GDSS en la solución de problemas:

El supuesto en que se basan el GDSS es que si se mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones. Las comunicaciones se mejoran manteniendo la discusión enfocada en el problema, con lo que se pierde menos tiempo. El tiempo que se ahorra puede dedicarse a un análisis más exhaustivo del problema, lo que contribuye a una mejor definición del problema. Ese tiempo también podría aprovecharse para identificar más alternativas. La evaluación de más alternativas aumenta las posibilidades de encontrar una buena solución.


Entorno del GDSS:

El GDSS contribuye a la resolución de problemas proporcionando un ambiente propicio para la comunicación. Se habla de 4 posibles ambientes según el tamaño del grupo y el lugar donde se encuentran los miembros.

Tipos de reuniones o intercambios:










  • Intercambio sincrónico: Cuando los miembros se reúnen al mismo tiempo. Un ejemplo es la reunión de un comité.
  • Intercambio asincrónico: Cuando los miembros se reúnen a diferente hora. Un ejemplo es la comunicación por correo electrónico.


Los ambientes posibles

a) Recinto de decisiones: Es el ambiente para grupos pequeños de personas que se reúnen cara a cara. El recinto contribuye a la comunicación mediante una combinación de muebles, equipos y disposición.

b) Red de decisiones de área local: Si es imposible que los grupos pequeños de personas se reúnan cara a cara, los miembros pueden interactuar a través de una red de área local, o LAN. Un miembro introduce comentarios en una terminal con teclado y ve los comentarios de los otros miembros en la pantalla (otro terminal).

c) Sesión legislativa: Si el grupo es demasiado grande para un recinto de decisiones, se requiere una sesión legislativa. El tamaño impone ciertas restricciones sobre la comunicación. O se elimina la oportunidad de que todos los miembros tengan la misma participación, o bien se les concede menos tiempo.

d) Conferencia mediada por computadora: Varias aplicaciones de oficina virtual permiten la comunicación entre grupos grandes con miembros geográficamente dispersos. Estas son las aplicaciones que colectivamente se conocen como teleconferencias, e incluyen las conferencias por computadoras, las audioconferencias y las videoconferencias.


Funciones del groupware:

Al proporcionar apoyo a las cuatro áreas que se describieron anteriormente antes, al groupware puede realizar una amplia variedad de funciones. La siguiente gráfica incluye según (Mcleod 2000) los cuatro productos más populares:












Cada producto ofrece una combinación única de las funciones pero ningún producto las ofrece todas. Por ejemplo uno de ellos es el Workgroup de IBM (dentro del producto DB2 IBM):

http://www-142.ibm.com/software/dre/ecatalog/Detail.wss?locale=es_ES&synkey=N105967L06766V39

Por otro lado tenemos al Novell GroupWise:

http://www.novell.com/es-es/products/groupwise/



Otro sitio Web que ofrece un concepto de groupware:

http://es.wikipedia.org/wiki/Groupware


EJEMPLO LOTUS NOTES

El paquete del groupware que ha tomado el mundo de los negocios por asalto es Notes de Lotus Development Corporation. Notes salió a la venta en 1988.

En la gráfica vista es obvio que Notes, es su configuración original ofrecía pocas de las funciones básicas. De hecho, sólo el correo electrónico y los documentos de grupos están incluidos como funciones estándar. Casi todas las funciones son características opcionales o han sido desarrolladas por otras compañías.

Una clave importante para el éxito de Notes fue haber sido uno de los primeros productos de groupware en el mercado y haber contado con el respaldo de Lotus y de IBM. Otra clave fue el hecho de que funcionaba. Notes resolvía el problema básico de comunicarse en compañías tanto grandes como pequeñas.

Notes maneja los tipos de datos informales que tan importantes son para los gerentes: datos que generalmente no son de naturaleza numérica y que nos e ajustan a las filas y columnas de un sistema de administración de bases de datos relacional. Los gerentes deben poder comunicar esta información a sus superiores, iguales, subordinados y socios comerciales con rapidez y felicidad, y Notes hace eso correctamente.

Para consultar más información sobre Lotus Notes:
http://www-142.ibm.com/software/dre/ecatalog/detail.wss?locale=es_ES&synkey=I105893X30130U84.

También puede visitar: http://es.wikipedia.org/wiki/Lotus_Notes

ESTRATEGIA DE GROUPWARE

Según Colleman (1995) se recomienda que cuando se va a iniciar un proyecto de GDSS, primero se reúnan los encarados de resolver los problemas en una sesión de orientación. Luego, la gerencia deberá tener en cuenta las influencias internas al dar los cuatro pasos a continuación.

La sesión de orientación de groupware

El propósito de la sesión de orientación es que los resuelve los problemas conozcan el groupware. Esta metodología se define juego de transformación de Negocios, pues está diseñado para ser utilizado por compañías que planean realizar reingeniería de procesos comerciales efectuando cambios básicos en la forma como trabajan.

El Juego de Transformación de Negocios es como un juego de detectives en el que se asignan papeles a los jugadores. Cada jugador tiene cierta información que los otros jugadores desconocen, y cierta información que todos conocen. El objeto del juego es rescatar un proceso de negocios “agonizante”. Se usan herramientas de groupware para identificar el problema e implementar una solución. El groupware que Coleman usa incluye GroupSystems para Windows de Ventana Systems, Lotus Notes y Workflow Analyzer and Builder de Action Technologies.

La Sesión de orientación incluye de cuatro a treinta responsables de resolver problemas, quienes se reúnen en un recinto de decisiones equipados con laptos conectadas a una red. Una pizarra Xerox LiveBoard y un panel LCD (pantalla de cristal líquido) permite exhibir el material generado por computadora. La sesión dura dos días, la primera mañana se dedica a una conferencia de Coleman sobre groupware. Esa tarde, los encargados de resolver los problemas se reúnen en sesiones de lluvias de ideas para identificar los problemas. El segundo día se dedica a usar el groupware. Después de completar el programa de orientación, quienes resuelven los problemas están listos para atacar conflictos reales de sus compañías.


Sugerencias para la implementación de Coleman:















a) Designar un proponente de groupware: El proponente deberá ser un gerente del más alto nivel quién será la fuerza impulsora para dar los pasos subsecuentes.

b) Escoger un proyecto piloto: En lugar de intentar una implementación que abarque toda la compañía, se debe escoger un proyecto con amplia visibilidad e impacto financiero importante.

c) Definir el problema: ¿Quiénes deben resolver el problema? ¿Dónde están? ¿Cuántos hay? ¿Se comunicarán cara a cara? Las respuestas a estas preguntas determinan las funciones que el groupware debe realizar.

d) Seleccionar el groupware: Se evalúan los productos de groupware que al parecer son los mejores para satisfacer las necesidades, y se escogen los mejores.